System zarządzania budujący przewagę konkurencyjną

Rynek systemów zarządzania BPM, CRM, ERP

W czasach multitaskingu i rosnącego znaczenia informacji, firmy co raz częściej poszukują rozwiązań wspomagających ich pracę. Problem polega na tym, że większość z dostępnych na rynku systemów do zarządzania to uznane i drogie gotowce. Dobrze opakowane produkty sprawdzające się w większości przypadków. Cechuje je niska możliwość adaptacji do potrzeb końcowego użytkownika systemu, czyli pracownika Twojej firmy. Wymuszają dostosowanie się organizacji do systemu a nie odwrotnie. Wszelkie zamiany są drogie i trwają, niekiedy latami.

Każda organizacji ma własny styl, kulturę pracy wynikającą ze sposobu prowadzenia biznesu. Gotowiec to mnóstwo czasu, kosztów i ryzyko porażki. Nie każda firma musi się na to godzić.

Poznaj Sławka, Właściciela Firmy

Sławek jest właścicielem firmy zajmującej się instalacjami elektrycznymi. Każda znacząca inwestycja na rynku zaczyna się od jego firmy. Ma mnóstwo poddostawców, którzy współpracują z nim od lat i nigdy nie odmawiają pomocy.

Firma z roku na rok obsługuje co raz większą liczbę projektów i napotyka trudności w następujących obszarach:

  • Monitorowania i kontrolowania rzeczywistego postępu prac na poszczególnych inwestycjach budowlanych,
  • Nadzorowania i kontroli rentowności projektów,
  • Logistyki w zakresie gospodarki materiałowej i optymalizacji wykorzystania ciężkiego sprzętu.

Sławek był świadomy, że brak optymalizacji powyższych obszarów powoduje coraz większe problemy z dotrzymaniem terminowości, utrzymaniem konkurencyjności cenowej oraz renomy, na którą pracował przez ostatnie 20 lat prowadzenia swojego biznesu.

Nie mógł dalej rozwijać firmy. Rosnąca skala biznesu zamiast powodować wzrost dochodu, powodowała minimalizację zysku.

Zamiany jakie wprowadziliśmy w 20 tygodni.

Dokładnie tyle trwało wdrożenie naszego systemu u Klienta w oparciu o zdefiniowanie kluczowe obszary biznesowe. Wdrożenie systemu konsultowaliśmy również z wybraną grupą pracowników, którzy posiadali największą wiedzę o funkcjonowaniu firmy. System został dopasowany do ich preferencji użytkowych. Poniższa tabela przedstawia stan przed wdrożeniem sytemu i po jego wdrożeniu.

PROCES DLA TWOJEJ FIRMY

ObszarPrzed wdrożeniemPo wdrożeniu

Monitorowanie i kontrola postępu prac na inwestycjach budowlanych.

  • Podwykonawca ustnie raportuje do kierownika budowy ilość wykonanej pracy np. 100 metrów kabla, oprawy, etc.

  • Kierownik budowy rzadko ma czas skontrolować inwestycje, ponieważ tonie w papierach, wysyła bez sprawdzenia do Kierownika Wykonawczego podsumowanie w formie Excela.

  • Kierownik wykonawczy, dopiero w finalnej fazie realizacji projektu otrzymuje informację o rzeczywistych opóźnieniach.
  • Podwykonawca raportuje z pośrednictwem systemu ilość wykonanych prac. System weryfikuje czy ilość pracy nie przekracza założonego progu. Informuje o przekroczeniach i wymaga wyjaśnień, które kierownik budowy musi zweryfikować.

  • Kierownik budowy widzi w systemie informację bez konieczności uzupełniania danych w systemie. Ma czas na zrobienie obchodu po budowie i weryfikację ilości deklarowanej przez wykonawcę pracy ze stanem faktycznym.

  • System informuje kierownika budowy o odchyleniach czasowych w realizacji inwestycji. Jeśli ten nie reaguje, automatycznie zgłasza to do kierownika wykonawczego.

  • Kierownik wykonawczy reaguje tylko w sytuacji, gdy pojawia się informacja o przekroczeniu zużycia materiałów lub odchyleniach terminowych w projekcie.

Nadzór i kontrola rentowności projektów

  • Podwykonawcy ustnie zgłaszają do kierownika budowy zapotrzebowanie na materiały i sprzęt.

  • Kierownik budowy realizuje zamówienia materiałów i bukujący sprzęt. Wyrywkowo sprawdza zgodność zamówień ze stanami projektowymi.

  • Brak kontroli faktycznego czasu pracy ciężkiego sprzętu, który jest wypożyczany podwykonawcom.
  • Podwykonawcy składają zamówienie materiałów poprzez aplikację na telefonie. W przypadku odstępstw system wymaga uzasadnienia do wykonania zamówienia.

  • Zamówienia budzące wątpliwości systemu muszą być zweryfikowane przez kierownika budowy.

  • Zamówienia zgodne z ilościami projektowymi trafiają prosto do magazynu.

  • Podwykonawcy deklarują typ i czas wykorzystania sprzętu w aplikacji. Jego przekroczenie wymaga akceptacji kierownika budowy.

Logistyka w zakresie gospodarki materiałowej i wykorzystania ciężkiego sprzętu

  • Dział logistyki otrzymuje bieżącą informację o zapotrzebowaniu.

  • Brak ujednoliconego systemu kontroli wykorzystania materiałów na danych inwestycjach powoduje utrzymanie nadmiernych stanów magazynowych.

  • Podwykonawca wypożycza sprzęt z nadmierną rezerwą czasową, powoduje przestoje w jego pracy.
  • Dział logistyki ma kontrolę na stanami magazynowymi, dzięki skutecznej kontroli zużycia materiałów na szczeblu kierowników budowy.

  • Dzięki zainstalowanym w wózkach, dźwigach i ciężkich pojazdach czujnikom ruchu (Internet Rzeczy) Klient doskonale wie, kiedy wynajmowany podwykonawcom sprzęt jest używany. Ma pełną kontrolę jego rzeczywistego użycia.

Podsumowanie

Dzięki wdrożeniu naszego systemu Sławek odzyskał kontrolę nad firmą. W sprecyzowanych raportach otrzymuje pełną wiedzę o kosztach projektów, kosztach operacyjnych i rentowności projektów. Na podstawie przekrojowych danych w jednym miejscu podejmuje wyrachowane decyzje biznesowe dające mu przewagę konkurencyjną. Klient i jego pracownicy otrzymali narzędzie pozwalające na:

  • Kontrolę i monitorowanie zużycia materiałów zgodnie z założeniami projektowymi. Dzięki czemu zmniejszeniu uległy koszty projektowe i koszty zarządzania ryzykiem.
  • Kontrolę czasu realizacji projektów i możliwość reagowania z wyprzedzaniem na zdarzenia niepożądane. Opóźnienia w realizacji inwestycji uległy zmniejszeniu o 50%.
  • Optymalizację wykorzystania ciężkiego sprzętu, dzięki przeniesieniu odpowiedzialności za jego niewykorzystanie na podwykonawców.