Czym jest zarządzanie procesami?

Zarządzanie procesami to zarządzanie efektami, które są rezultatem złożonego ciągu działań, zachodzących w danej organizacji. Mogą one mieć większe lub mniejsze rozmiary.

Dużym procesem będzie skupiony na czynnościach w ramach core business-u danej organizacji, który angażuje kilka działów i wymaga od nich ścisłej współpracy. Przykładem takiego procesu jest proces zaczynający się od zapytania Klienta, prowadzący przez wycenę, realizację, odbiór prac i wystawienie faktury.

Małym procesem będzie podproces, który angażuje czasami kilka osób i nie jest skupiony na core business-u przedsiębiorstwa np. obieg dokumentów, składanie wniosków urlopowych etc.

Stare sprawdzone metody, a rzeczywistość

U naszych Klientów spotykamy trzy różne rodzaje rzeczywistości. Zaczniemy od tej najmniej optymistycznej, często dominującej w małych i średnich przedsiębiorstwach.

Szary, betonowy świat.

Jeden pracownik przy wejściu zlecenia musi kontaktować się mailowo i telefonicznie z kilkoma działami. Efektem są nadgodziny, problemy z obiegiem informacji, chaos organizacyjny, frustracja i kłótnie między pracownikami. Wyszkolenie personelu zdolnego do realizacji większych zleceń kosztuje setki tysięcy złotych. Konsekwencją jest zmniejszenie marży na zleceniach.

Gdzie kucharek sześć, tam często nie ma co jeść.

Bardzo fajnie, jeśli Organizacja ma wdrożone ISO, ale to za mało. W najlepszym wypadku, okazuje się, że firma działa na kilku programach. Problem zaczyna się przy dynamicznie rosnącej skali biznesu. Czynności, które trwają maksymalnie godzinę zajmują całe dni, ponieważ pracownicy muszą powielać dane w kilku systemach. Tracisz zysk, nie masz kontroli nad tym co się dzieje, prowadzisz biznes na niepewnych informacjach, czasami wręcz na ślepo.

Czy w takiej sytuacji można podejmować racjonalne decyzje i zarządzać biznesem?

Uważamy, że nie.

Stary system hamuje rozwój organizacji

Firmy rozwijające się w skali geometrycznej często tracą kontrolę nad biznesem. Nagle okazuje się, że dotychczas świetny system/oprogramowanie do zarządzania hamuje dalszy rozwój organizacji. Dzień po dniu organizacja staje się co raz mniej efektywna. O jej rentowności decydują tylko duże zlecenia. Dodatkowo, jeśli prowadzi akwizycję, występują problemy komunikacyjne wynikające z mnogości kultur i zwyczajów organizacyjnych.

Najnowsze trendy w zarządzaniu systemami

W czasach gospodarki 4.0 o sukcesie przedsiębiorstwa decyduje optymalne zarządzanie procesami. Co raz częściej odchodzi się od gotowych systemów, które są lekko ale kosztownie customizowane. Dodatkowym i ukrytym kosztem, często niedocenianym jest czas wdrożenia, a ten czas to może być nawet rok i dłużej, a to już kosmiczna przepaść, co wcale nie tak rzadko powoduje przestoje biznesowe i odpływ wartościowych specjalistów z organizacji, co dodatkowo podnosi koszty wdrożenia w rozciągniętym czasie wdrożeniowym.

Styl prowadzenia biznesu, musi mieć swoje przełożenie w zarządzaniu procesami. Samo oprogramowanie ma dostarczać konkretne informacje zebrane z poszczególnych procesów oraz zapewniać automatyzację obiegu zadań i informacji.

Gotowy system nie pozwoli na odwzorowanie kształtu i specyfiki organizacji. W konsekwencji nie zapewni właściwego workflow. Pozwoli na pewną automatyzację zadań, ale w ramach narzuconego rozwiązania, które mniej więcej sprawdza się na rynku. Założenie, że taki system sprawdzi się również w Twojej firmie lub organizacji jest podjęciem niepotrzebnego ryzyka.

To system ma być dopasowany do potrzeb organizacji, a nie odwrotnie. Gotowe rozwiązania hamują rozwój firmy, ponieważ nie są w stanie elastycznie się zmieniać wraz z organizacją.

PROCES DLA TWOJEJ FIRMY

Zarządzanie w FlowDog

FlowDog to Low – code system, który nie wymaga zaawansowanych prac programistów. Składa się z mikromodułów, które metodą drag and drop pozwalają analitykowi na zmapowanie dowolnego procesu występującego w organizacji – pełna customizacja i szybki czas wdrożenia.

W ramach zmapowanych i gotowych procesów następuję automatyzacja zadań, eskalacja zdarzeń niepożądanych oraz raportowanie postępów prac. System działa w chmurze zapewniając obieg zadań, informacji i dokumentacji w czasie rzeczywistym.

Dzięki analityce 4.0 zawartej w systemie możesz świadomie kierować biznesem i budować przewagę konkurencyjną.

FlowDog jest systemem, który możemy integrować z innymi systemami, tworząc jedno spójne narzędzie dla całej organizacji. Wszystko po to, aby życie Twoje i Twoich Pracowników było łatwiejsze.

Korzyści z zastosowania FlowDog dla użytkowników

Jesteś prezesem?
Dzięki FlowDog otrzymasz niezbędne informacje potrzebne do kierowania biznesem, podejmowania przemyślanych i wyrachowanych decyzji biznesowych.

Jesteś Kierownikiem lub koordynatorem?
Damy Ci narzędzie, które lepiej pozwoli Ci planować pracę, wyróżnić najlepszych pracowników. Twoje zespoły będą pracować wydajniej i efektywniej. Unikniesz niepotrzebnego ryzyka projektowego i niepotrzebnych kosztów.

Jesteś pracownikiem i chcesz szybciej wyjść do domu.
Uwierz nam, da się! Dzięki automatycznemu obiegowi zadań w aplikacji nakład Twojej pracy ulegnie zmniejszeniu. Pracuj wydajniej i znajdź czas na swój rozwój, także poza pracą.