Zdalne zarządzanie dokumentami w czasie pandemii

Rok 2020 nie był łatwym czasem chyba dla nikogo. Musieliśmy się dostosować do nowej, zaskakującej rzeczywistości, zarówno w życiu społecznym jak i zawodowym. Wiele branż przeżyło prawdziwą rewolucję w związku z obowiązkiem dopasowania się do wymogów, obostrzeń i zaleceń.

Co więcej, nic nie wskazuje na to, by czasy sprzed marca 2020 kiedykolwiek wróciły. Nawet, jeśli pandemia minie, to tak daleko posunięta informatyzacja i automatyzacja jaka nastąpiła w przedsiębiorstwach już się nie cofnie, ponieważ to właśnie ona pozwoliła na usprawnienie pracy, procesów i tym samym na przetrwanie w kryzysie a jej rola została zauważona i doceniona. Dlatego niewątpliwie musimy nauczyć się żyć w nowej, nieco innej rzeczywistości.

Powrót do przeszłości

Mimo, iż dla wielu ludzi cofnięcie się w czasie wiązałoby się z powrotem do cudownych chwil podsycanych na co dzień wspomnieniami, to niewielu zdecydowałoby się na całkowity powrót do przeszłości. Przyzwyczailiśmy się do obecnego życia, do nowoczesności i udogodnień.

Dokładnie tak samo jest w biznesie. Jeśli wiemy, że można coś zrobić łatwiej, lepiej i szybciej, to nie oglądamy się na dotychczasowe możliwości. Do tej pory, do sprawnego funkcjonowania biura, potrzebna była rzesza pracowników zaangażowanych w jego obsługę. Tam, na miejscu. Każdy, kto potrzebował dostępu do dokumentacji musiał się w nim pojawić. Nad całym obiegiem dokumentów czuwał człowiek, brakowało kontroli wyjścia i przyjścia pilnych dokumentów. Do tego wszystkiego dochodzi przechowywanie dokumentacji, a jak wiadomo potrafi ona generować ogromne ilości segregatorów i pudeł. Trzeba wygospodarować na nie miejsce, uporządkować, opisać. A co się stało w przypadku zaginięcia dokumentu?  Nie raz okazywało się, że traciliśmy go bezpowrotnie, nasze działania szły w zapomnienie, a syzyfowa praca trwała od nowa… bo w segregatorach nie było kopii zapasowych.

Zdalne zarządzanie dokumentami

A teraz wyobraź sobie, że masz całe biuro, wszystkie dokumenty w zasięgu ręki. Zawsze i wszędzie. Dzięki rozwiązaniom FlowDog to jest możliwe! Proces przyjęcia i dodawania dokumentów do systemu jeszcze nigdy nie był taki szybki i prosty. Każdy z nich ma przypisaną kategorię i następnie zostaje on skierowany do odpowiedniej osoby. Cała dystrybucja dokumentów odbywa się wyłącznie w systemie, który je porządkuje zamiast rozsyłać je przez e-mail. Dzięki temu nie giną w gąszczu pozostałej korespondencji i w każdej chwili osoba odpowiedzialna ma do nich dostęp.

Pracownicy mają do wszystkiego bieżący wgląd online, nie ma potrzeby przerzucania stosu teczek, ani kursowania po nie do biura. Możesz spokojnie wysłać pracowników na pracę zdalną, troszcząc się o ich zdrowie i bezpieczeństwo. Dzięki cyfrowej rejestracji dokumentów wyeliminowane zostaną przypadki związane z ich zgubieniem, przełożeniem do nieodpowiedniej grupy, adresata, lub teczki. Wszystkie procesy są całkowicie zautomatyzowane więc do ich prawidłowego przebiegu wystarczy jedna osoba nadzorująca, a Ty i Twoi pracownicy możecie bezpiecznie zarządzać dokumentami z domu.